Stvaratelji/imatelji arhivskog i registraturnog gradiva dužni su sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva urediti svojim Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva.[1]

U svom Pravilniku o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva stvaratelji/imatelji utvrđuju naročito:

• način vođenja uredskog poslovanja,
• način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi, način i rokove interne primopredaje,
• način vođenja uredskih evidencija i drugih evidencija o gradivu,
• tehničko opremanje, označavanje i odlaganje gradiva,
• mjesto, uvjete i način čuvanja arhivskog gradiva,
• način korištenja arhivskoga gradiva,
• rokove i postupak vrednovanja i izlučivanja gradiva,
• postupak uništavanja izlučenog gradiva i predaje gradiva nadležnom arhivu,
• zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.[2]

Svaki stvaratelj/imatelj dužan je dostaviti svoj Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva na suglasnost nadležnom državnom arhivu te se isti Pravilnik ne može primjenjivati prije nego se ta suglasnost pribavi.[3]

            Ako nadležni arhiv ne izda ili ne uskrati suglasnost na Pravilnik stvaratelja/imatelja u roku od trideset dana od dana zaprimanja zahtjeva, smatra se da je suglasnost izdana.[4]

            Potrebu za donošenjem Pravilnika o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva kod pojedinog stvaratelja/imatelja djelatnici Vanjske arhivske službe utvrđuju uvidom u dosje stvaratelja/imatelja prigodom pripreme za pregled pismohrane kao i pri samom pregledu pismohrane. Donošenje spomenutoga Pravilnika potrebno je kad stvaratelj/imatelj uopće nema opći akt o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva te kada su odredbe postojećeg općeg akta o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva zastarjele odnosno neusklađene sa zakonskim i podzakonskim propisima koji uređuju obradu, zaštitu i čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva. Potreba za donošenjem novog ili za noveliranjem postojećeg općeg akta stvaratelja/imatelja o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva utvrđuje se u zapisniku o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva, a donošenje istog općeg akta, kao i obveza dostave državnom arhivu na suglasnost, nalaže se stvaratelju/imatelju rješenjem o mjerama koje se izdaje temeljem zapisnika o pregledu pismohrane.

            Uz Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva, kao njegov sastavni dio, stvaratelji/imatelji izrađuju Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva sa rokovima čuvanja. Poseban popis sadrži sve vrste gradiva koje nastaju radom pojedinog stvaratelja/imatelja, a izrađuje se u obliku tablice u kojoj se za svaku vrstu gradiva navodi redni broj vrste gradiva, naziv gradiva te rok čuvanja. Sadržaj i postupak donošenja Posebnog popisa arhivskog i registraturnog gradiva sa rokovima čuvanja uređen je u članku 11. stavak 1. do 4. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN br. 90/02).

            Izradba Posebnog popisa sa rokovima čuvanja obveza je svakog stvaratelja gradiva.[5]

            Stvaratelj gradiva obvezan je prijedlog Posebnog popisa s rokovima čuvanja, kao i svaki prijedlog za izmjenu popisa, dostaviti na odobrenje nadležnom arhivu. Nadležni arhiv obvezan je izdati rješenje o odobrenju Posebnog popisa najdulje u roku od 60 dana od dana zaprimanja prijedloga.[6]

            Potreba za donošenjem novog ili izmjenama i dopunama postojećeg Posebnog popisa sa rokovima čuvanja utvrđuje se u zapisniku o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva, a donošenje Posebnog popisa te njegova dostava državnom arhivu na odobrenje nalaže se stvaratelju/imatelju rješenjem o mjerama koje se izdaje temeljem zapisnika o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva. Rokovi čuvanja za pojedine vrste gradiva navedene u Posebnom popisu utvrđuju se temeljem Orjentacijskog popisa gradiva koji je sastavni dio Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN br. 90/02) i temeljem Općeg popisa te Granskog popisa za pojedine djelatnosti. Za pojedine vrste dokumentacije rokovi čuvanja utvrđeni su u posebnim zakonima ili podzakonskim propisima. Tako su, primjerice, rokovi čuvanja za računovodstvenu dokumentaciju utvrđeni Zakonom o računovodstvu (NN br. 109/07) i Pravilnikom o proračunskom računovodstvu i računskom planu (NN br. 27/05 i 127/07).

            Stvaratelji/imatelji arhivskog i registraturnog gradiva obično Državnom arhivu u Karlovcu najprije dostavljaju nacrt teksta Pravilnika i Posebnog popisa kako bi Arhiv mogao, prije formalnog donošenja od strane stvaratelja/imatelja, iznijeti svoje eventualne primjedbe na tekst nacrta spomenutih akata. Kada Državni arhiv u Karlovcu izvijesti stvaratelja/imatelja o svojim primjedbama odnosno da nema primjedbi na nacrt Pravilnika i Posebnog popisa, stvaratelj/imatelj dostavlja Arhivu dva ovjerena i potpisana primjerka Pravilnika i Posebnog popisa radi davanja suglasnosti na Pravilnik odnosno odobrenja za primjenu Posebnog popisa sa rokovima čuvanja. O suglasnosti na Pravilnik i o odobrenju Posebnog popisa Državni arhiv u Karlovcu izdaje rješenje te se na oba zaprimljena primjerka Pravilnika i Posebnog popisa stavlja ovjera sa datumom izdavanja suglasnosti odnosno odobrenja i potpisom ravnatelja. Jedan primjerak Pravilnika i Posebnog popisa, zajedno sa rješenjem o suglasnosti odnosno odobrenju, dostavlja se stvaratelju/imatelju, a drugi primjerak Pravilnika odnosno Posebnog popisa sa rješenjem o suglasnosti odnosno odobrenju pohranjuje se u dosje stvaratelja/imatelja koji se vodi u Državnom arhivu u Karlovcu.

            Državni arhiv u Karlovcu izdao je u 2007. godini 29 rješenja, u 2008. godini 23 rješenja, a u 2009. godini 26 rješenja o suglasnosti na Pravilnik i o odobrenju Posebnog popisa.

Sl. br. 3 Primjer uredne prostorije pismohrane